A. LINGKUP TUGAS MANAJEMEN PROYEK DAN MANAJEMEN KONSTRUKSI:
1. POLA DASAR MANAJEMEN PROYEK (MP) MELIPUTI:
1.1 Perencanaan/Strategi/Policy
Pengendalian secara menyeluruh untuk menjamin terpenuhinya targer seperti yang ditetapkan dalam kontrak antara Pemberi Tugas dengan Perencana dan Kontraktor, yaitu Pengendalian Biaya, Mutu, dan Waktu.
1.2 Monitoring, Expediting dan Execution
Menjamin lancarnya arus komunikasi timbal balik antara semua pihak yang terlibat. Manajemen Proyek akan membuat aturan main sehingga dapat melaksanakan peran tersebut diatas, untuk itu Manajemen Proyek perlu dibekali kekuatan untuk bertindak (Execution) bila ada pihak lain yang tidak dapat melaksanakantugasnya dengan baik sesuai target.
Artinya, Pemberi Tugas bersama Manajemen Proyek/Manajemen Konstruksi perlu menyepakati suatu pola dan batas waktu dalam pengambilan keputusan.
1.3 Pertelaan tugas Manajemen Proyek
Akan kami jabarkan secara lebih rinci tugas Manajemen Proyek untuk setiap tahap : Program/Master Plan, Design & Engineering, serta Construction.
2. POLA DASAR PERANAN MANAJEMEN KONSTRUKSI (MK):
Titik berat tugas Manajemen Konstruksi adalah Memilih, Merekomendasi, Mengkoordinir dan Mengawasi Kontraktor/Sub-Kontraktor.
Pokok-pokok penting yang menjadi tanggung jawabnya antara lain:
- Koordinasi dan Monitoring.
- Menjamin terselenggaranya pengadaan (Procurement) bahan-bahan.
- Menyelenggarakan proses pembayaran.
- Menyelenggarakan testing bahan.
- Menjamin terselenggaranya keamanan dan keselamatan kerja dengan menetapkan disiplin kerja yang baik.
Sebagaimana halnya Manajemen Proyek, maka Manajemen Konstruksi juga punya wewenang untuk bertindak dalam keadaan tertentu, dimana ada indikasi adanya penyimpangan yang akan merugikan proyek.
B. LINGKUP TUGAS MANAJEMEN PROYEK UNTUK SETIAP TAHAP PROYEK:
1. TAHAP PRA PROYEK
1.1 Bersama Pemberi Tugas, Manajemen Proyek membahas hal - hal yang bersifat kebijaksanaan dasar ( policy ) didalam penanganan proyek, antara lain : penjadwalan, pembiayaan, pengadaan bahan, ketenagaan, peralatan, pelaksanaan , pengoperasian, kwalitas dan kategori proyek dll.
1.2 Mengumpulkan data-data dan informasi lain dari Pemberi Tugas dengan daftar pertanyaan ( Questionaire ) dan lain-lain untuk diolah menjadi Term Of Reference ( TOR ).
1.3 Mencari data-data dan informasi lain yang berkaitan dengan proyek seperti:
- Data lokasi , termasuk kontor tanah, dan test tanah.
- Sumber bahan , tenaga kerja, peralatan, dll.
- Peraturan-peraturan daerah dll.
1.4 Membahas dan mengusulkan jenis konsultan yang diperlukan proyek dan memproses pengadaannya ( Prakwalifikasi , Seleksi, dll ) termasuk menyiapkan kontraknya.
1.5 Menjadwalkan dan Memimpin Rapat-rapat Koordinasi antara semua pihak yang terlibat didalam proyek sesuai tahapannya.
1.6 Mempersiapkan kontrak MP dengan Pemberi Tugas, Mitra kerja , Penasehat teknis dll.
1.7 Mengadakan Cost Trending dan mengingatkan kemungkinan penyimpangan dari estimasi semula yang direncanakan.
1.8 Menjaga agar batasan-batasan yang telah ditentukan seperti, pembangunan secara bertahap, waktu pelaksanaan tidak dilanggar atau dilampaui.
2. TAHAP PERENCANAAN
2.1 Menyusun TOR dan memberikan kepada Manajer Perencanaan dan para Perencana meliputi a.l :
- Garis besar Jadwal,
- Master Budget,
- Outline Specs,
- Fungsi dan performance dari bangunan.
2.2 Bersama Pemberi Tugas membahas hasil Perencanaan , memberi komentar dan koreksi serta mengembalikan kepada Manajer Perencanaan untuk diproses selanjutnya.
2.3 Bersama stafnya memeriksa bahwa Perencanaan sudah dibuat berdasarkan TOR dan peraturan-peraturan yang masih berlaku.
2.4 Menjamin bahwa rapat-rapat koordinasi Perencanaan telah dilaksanakan oleh manajer Perencanaan dengan mendapatkan masukan dari Manajemen Konstruksi.
3. TAHAP PENGEMBANGAN RENCANA
3.1 Meminta Manajer Perencana dan Perencana membuat pengembangan rencana dengan alternatif-alternatif serta mencek dari segi performance, biaya, teknis pelaksanaan, jadwal dsb, dengan mendapat masukan dari Manajemen Konstruksi.
3.2 Setelah diperiksa bersama stafnya , alternatif yang terbaik dikembangkan terus menjadi dokumen pelelangan.
3.3 Bersama MK menetapkan paket-paket pekerjaan serta mengusulkan kepada Pemberi Tugas.
4. TAHAP DOKUMEN PELELANGAN
4.1 Menjamin terlaksananya koordinasi Manajer Perencanaan dengan tim Perencana dari semua disiplin dengan bagian lain ( spesifikasi, cost contract administration ) dengan mendapaat masukan dari MK.
4.2 Melaporkan perkembangan design setiap pekerjaan kepada Pemberi Tugas dan meneruskan komentar-komentar dari Pemberi Tugas kepada manager Perencanaan.
4.3 Mengatur dan memimpin rapat koordinasi antara Pemberi Tugas dengan Tim Perencana, MK dan lain-lain.
4.4 Menjamin bahwa semua kegiatan, penyelesaian dan persetujuan terlaksan pada waktunya.
4.5 Memeriksa bahwa nilai setiap paket pekerjaan tidak melebihi budget yang telah digariskan.
4.6 Menyiapkan instruksi kepada peserta lelang, laporan bulanan, yang meliputi Jadwal dan hal-hal yang sifatnya teknis dari Tim Perencana.
4.7 Menjamin dan mengingatkan kepada Tim Perencana , bahwa sejak diserahkannya dokumen pelelangan , semua perubahan terhadap dimensi, lokasi, detail potongan, material dll, sudah sesuai dengan rencana semula.
5. TAHAP TENDER ( PELELANGAN )
5.1 Membantu Pemberi Tugas dalam melakukan prakwalifikasi rekanan pemborong yang akan diikut sertakan dalam tender.
5.2 Menyiapkan strategi prosedure dan jadwal pelelangan sesuai aturan yang berlaku.
5.3 Menyiapkan system evaluasi penawaran yang akan dipakai , untuk disetujui oleh Pemberi Tugas.
5.4 Mengatur rapat penjelasan ( aanwijzing ) dan mengkoordinir tim untuk mendampinginya.
5.5 Menyusun laporan evaluasi rekomendasi pemenang tender kepada Pemberi Tugas.
5.6 Memeriksa dan menggarap SPK dan Surat Perjanjian Pemborongan.
5.7 Memeriksa dan menandatangani surat penyerahan lapangan dan ijin untuk memulai pelaksanaan pekerjaan yang disiapkan oleh MK.
6. TAHAP KONSTRUKSI ( PELAKSANAAN )
6.1 Bersama MK menetapkan policy dan strategi Konstruksi / Pelaksanaan yang dilaksanakan bertahap denagn memperhatikan terhadap dampak lingkungan.
6.2 Mengatur dan memimpin rapat berkala dengan Pemberi Tugas, Pemborong, Tim Perencana dan MK, serta instansi-instansi lain yang terlibat dalam proyek.
6.3 Memberitahukan Pemberi Tugas bila ada hal-hal yang kritis yang akan mempengaruhi penyelesaian pekerjaan , dengan mengadakan diskusi untuk mencari penyelesaiannya.
6.4 Memeriksa dan menanda tangani sertifikat pembayaran, sertifikst penyerahan pertama, kedua, untuk diteruskan kepada Pemberi Tugas.
6.5 Menjamin terlaksananya testing dan commissioning dengan diawasi oleh Tim Perencana dan MK serta melaporkannya kepada Pemberi Tugas.
6.6 Membantu Pemberi Tugas bila ada masalah dengan Pemborong, missal claim, penalty, dll.
7. TAHAP PENGOPRASIAN BANGUNAN
7.1 Memprogram latihan dengan para calon operator.
7.2 Membantu menyiapkan manual.
C. LINGKUP TUGAS MK UNTUK SETIAP TAHAP PROYEK
Konsepnya adalah mengkoordinasikan tiga fungsi utama yaitu :
- Perencanaan ( Design ).
- Pengadaan ( Procurement )
- Pelaksanaan ( Construction )
3.1 Dalam kegiatan pelaksanaan , menekankan agar dikerjakan oleh Kontraktor spesialis atau proyek ditangani banyak Kontraktor, dengan pemilihan metoda konstruksi yang tepat.
3.2 Konsultan Perencana bisa satu atau beberapa konsultan yang menyiapkan dokumen pelaksanaan dalam paket-paket sesuai dengan urutan pekerjaan dan sesuai dengan jumlah kontraktor spesialis.
3.3 Metoda ini akan memberikan harapan bahwa pekerjaan akan selesai lebih cepat dan lebih hemat biaya.
C.1 TAHAP PERSIAPAN
c.1.1 Bersama MP mengatur strategi yang meyangkut pelaksanaan proyek termasuk penempatan peralatan seperti Tower Crane, dsb. Strategi ini akan memberi corak pada pekerjaan , planning dan mengikat pekerjaan Kontraktor dalam penempatan peralatan dilapangan.
c.1.2 Bersama MP mengatur strategi yang meyangkut pekerjaan pengadaan dan pembagian paket yang disinkronkan dengan cashflow dan jadwalnya sekali. Strategi ini akan mempengaruhi pemakaian jumlah dan jenis disiplin konsultan serta jumlah dan jenis spesialis kontraktornya sekali.
c.1.3 Menekankan pentingnya Site Engineering dan pekerjaan persiapan terkoordinir dengan memperhatikan dampak lingkungan seperti :
- Kebisingan peralatan serta getaranya,
- Air buangan limbah, sampah dan debu,
- Keamanan pekerjaan dan pemukimam sekitarnya.
c.1.4 MK memberi masukan hal-hal yang terkait dalam kontrak agar sesuai dengan strategi diatas serta membuat pasal-pasal yang mengkoordinir itu semua serta pasal-pasal pengamannya apabila terjadi hambatan pada pekerjaan salah satu rekanan.
C.2 TAHAP PERENCANAAN
c.2.1 Menyusun suatu system dan prosedure administrative yang mengatur hubungan antar Konsultan Perencana, Kontraktor, Supplier, Manajemen Konstruksi, dan menjalankan/menerapkan prosedure yang sudah disetujui bersama.
c.2.2 Koordinasi antara rencana dan pelaksanaan, menserasikan perencanaan, dan perancangan serta memberi petunjuk-petunjuk pada Perencana, agar satu sama lainnya serasi sedemikian rupa sehingga berfungsi sesuai dengan jadwal yang telah disepakati.
c.2.3 Mengusulkan pembagian paket pekerjaan disesuaikan dengan dana yang tersedia .
c.2.4 Pelaksanaan sedemikian rupa sehingga waktu yang telah ditentukan tidak terlampauinya.
c.2.5 Memberikan masukan , pandangan, pertimbangan atas perencanaan yang dibuat oleh Konsultan Perencana.
c.2.6 Mempelajari semua dokumen yang telah disiapkan oleh Perencana sebagai dokumen perencanaan dan dokumen tender yang meliputi sedikitnya :
- Gambar-gambar perencanaan dan perhitungannya,
- Gambar-gambar kerja perencanaan dan detail,
- RKS ( Spesifikasi ),
- Jadwal waktu konstruksi proyek.
Termasuk disini ialah tugas-tugas mengenalkan kondisi lapangan kepada para calon Kontraktor.
c.2.7 Memberi penjelasan pada waktu Aanwijzing hal-hal yang berkaitan dengan jalan masuk, dan tata letak peralatan serta hal-hal lain yang berkenaan dengan tahapan pelaksanaan pekerjaan dan persyaratan dampak lingkungan.
C.3 TAHAP PELAKSANAAN
C.3.1 Menentukan titik-titik referensi dilapangan bagi Kontraktor pada saat pematokan dan selanjutnya memeriksa dan mensahkan letak patok yang dibuat oleh Kontraktor.
C.3.2 Menyampaikan serta mengawasi pekerjaan persiapan Kontraktor yang meliputi :
- Pagar halaman,
- Jalan masuk bahan/orang,
- Tata letak gudang bahan, dan alat-alat bantu lainnya,
- Pengadaan air bersih dan MCK.
- Pengadaan tempat sampah sementara,
- Pengaturan keamanan,
- Kantor Pelaksana dan bedeng pekerja,
- Saluran buangan air kotor didalam site dan diluar site.
C.3.3 Mengawasi dan mempertanggung jawabkan agar pelaksanaan pekerjaan yang dilaksanakan oleh Kontraktor/Supplier sesuai dengan spesifikasi, kwalitas, biaya, dan waktu yang telah ditetapkan dalam kontrak dari perencanaan paket pekerjaan yang bersangkutan.
C.3.4 Menyesuaikan jadwal pelaksanaan pekerjaan yang harus diikuti oleh Kontraktor, memantau dan mempertahankan jadwal.
C.3.5 Memeriksa dan mempelajari rencana kerja kontraktor .
C.3.6 Mengatur dan menetapkan ruang kerja termasuk sarana penunjangnya untuk masing-masing kontraktor yang berkaitan dengan tempat penimbunan material, gudang sementara, workshop dilapangan , bedeng kantor, lapangan untuk fabrikasi dll.
C.3.7 Menyelenggarakan rapat koordinasi dengan para Kontraktor, serta mengundang Perencanan dan Pemberi Tugas , minimal satu kali dalam seminggu.
C.3.8 Memeriksa dan menyetujui kemajuan pekerjaan dilapangan dan menertibkan Berita Acara sertifikat pembayaran jika sudah sesuai dengan kontrak.
C.3.9 Mengajukan kepada Pemberi Tugas jika terjadi adanya perubahan / penambahan atau menampung keinginan Pemberi Tugas jika ada keinginan perubahan untuk disampaikan kepada Kontraktor.
C.3.10 Meneliti setiap instalasi mekanikal dan elektrikal yang menyangkut tentang kesiapan system maupun operasinya terhadap pengetesan dan penyalaan awal ( Start-Up).
C.4 TAHAP MENGOPRASIKAN BANGUNAN ( MASA PEMELIHARAAN )
C.4.1 Menyiapkan Cheklist setelah penyerahan pertama setiap paket pekerjaan dan mengawasi saat pelaksanaan perbaikkan.
C.4.2 Membuat laporan perbaikan / rehabilitasi cacat dan kekurang sempurnaan dalam aplikasi pelaksanaan.
C.4.3 Melakukan pengawasan selama masa pemeliharaan.
C.4.4 Menyiapkan Berita Acara Penyerahan kedua/terakhir dari setiap paket pekerjaan.
C.4.5 Menginstruksikan Kontraktor untuk segera membuat As - Built dokuments, serta memeriksa dan mempertanggung jawabkan kebenaran dokumen tersebut dan selanjutnya digambar oleh Kontraktor yang bersangkutan sebagai gambar As-built drawing. As built dokuments adalah gambar-gambar terlaksana dari setiap paket pekerjaan yang sudah sesuai dengan petunjuk teknis.
C.4.6 Membuat laporan akhir proyek berlangsung termasuk final account.
C.4.7 Menjamin terlaksananya pelatihan bagi teknisi Pemberi Tugas oleh Kontraktor sebelum serah terima pekerjaan untuk kedua kalinya.
